Руководство по запуску ТЭК

Развитие транспортно-экспедиторского бизнеса

Транспортно-экспедиторский вид бизнеса является одним из наиболее быстро развивающихся сфер бизнеса. Несмотря на высокий спрос данного вида услуг, существует множество рисков, связанных с высокой конкуренцией.

Роль импорта и экспорта

Импорт и экспорт продукции играет важнейшую роль в жизни современного общества, поэтому данного рода услуги будут актуальны всегда. Статистика говорит о том, что рынок транспортно-экспедиторских услуг в России ежегодно увеличивается на 10%.

Организация бизнеса

Открывая транспортно-экспедиторскую компанию, необходимо учесть, что данный бизнес потребует значительных вложений. Если вы взвесили все «за» и «против», уверены в том, что грамотно организуете свою работу, оказывая качественные услуги, первое, с чего вы должны начать, — это составление типового бизнес-плана.

Выбор направления

В каждом бизнесе есть недостатки и преимущества, поэтому стоит очень внимательно отнестись к выбору направления ведения бизнеса, к расчету расходов, учету их сумм по максимальным расценкам. Доход целесообразно считать по минимуму. Это будет, своего рода, подготовкой к самому неприятному повороту событий.

Направления транспортно-экспедиторской компании

Следует учесть существование нескольких возможных направлений транспортно-экспедиторской компании:

• Открывать компанию для обеспечения логистики крупных предприятий
• Для организации международной доставки грузов

В любом случае, необходимо тщательно изучить рынок, его потребности и конкурентов, чтобы грамотно организовать свою работу и обеспечить высокое качество услуг.

Услуги по грузовым и пассажирским перевозкам

Виды транспортных услуг:

• Грузовые перевозки автотранспортом
• Грузовые перевозки по железной дороге
• Пассажирские перевозки
• Смешанные услуги перевозок

Дополнительные услуги при организации перевозки груза и его экспедирования:

• Консолидация доставляемого груза
• Хранение и складирование грузов
• Охрана и страхование грузов

Стратегия развития:

На начальном этапе рекомендуется сосредоточиться на предоставлении транспортных услуг для автоперевозок, заключая договоры с заказчиками на экспедирование грузов. Параллельно необходимо подписывать клиентские соглашения с самыми перевозчиками. Далее, по мере роста компании, можно расширять спектр предлагаемых услуг.

Юридические аспекты:

• Контракты с заказчиками и перевозчиками
• Правовые требования к транспортным услугам в вашей стране/регионе

Необходимо определить правовую форму ведения будущей компании. В основном предприниматели останавливают свой выбор на индивидуальном предприятии либо обществе с ограниченной ответственностью.

Получение статуса индивидуального предпринимателя:

• Заявление о государственной регистрации (форма № 21001) – первый шаг к получению статуса ИП.
• К заявлению приложите копию паспорта для проверки данных.
• Не забудьте оплатить государственный сбор в размере 800 рублей, прилагая квитанцию об оплате как подтверждение.

Соберите все документы и направьте их в налоговый орган для регистрации вашего статуса индивидуального предпринимателя.

Регистрация ООО:

Процесс biraz сложнее, но включает следующие шаги:

• Учредители должны принять решение о создании ООО, оформив соответствующий документ – договор учредителей.
• Формируется уставный капитал либо в денежном выражении (10 000 рублей), либо в виде имущества того же эквивалента.
• Необходимо подготовить устав общества, который будет регулировать его деятельность.
• Заполните форму № Р11001 для государственной регистрации ООО.
• К заявлению приложите два экземпляра учредительных документов и квитанцию об оплате государственного сбора в размере 4000 рублей.
• Если учредителем является нерезидент, необходимо предоставить выписку из реестра иностранных юридических лиц России.
• Соберенные документы подаются в государственный регистрирующий орган для регистрации ООО.

Офисное помещение:

Для ведения бизнеса необходимо выбрать подходящее офисное помещение, которое будет соответствовать вашим потребностям и бюджету. Это может быть аренда офиса или работа из домашнего офиса, в зависимости от характера вашего бизнеса.

Необходимо определиться с местонахождением вашего офиса. Конечно же, предпочтительнее арендовать помещение в оживленной части города, такой вариант не только престижнее, но и удобнее для потенциальных клиентов. Что касается окраины, то преимуществом такой аренды будет цена и удобство для перевозчиков. Для сравнения, ежемесячная арендная плата в деловой части города составляет примерно 2000 рублей за 1 кв.м., на окраине — 400 рублей за 1 кв.м.

Оптимизация затрат при открытии транспортной компании:

Помещение для офиса:

При открытии транспортной компании размер необходимого помещения напрямую зависит от количества сотрудников и масштаба бизнеса. Для небольшой компании из 5 человек оптимальной площадью будет 20 квадратных метров. Это позволит каждому работнику иметь собственный рабочий стол с компьютером, подключенным к интернету. Таким образом, расходы на аренду и оргтехнику составят около 100 000 рублей. Расчет основан на следующих позициях:

• 5 столов;
• 5 стульев;
• 5 компьютеров;
• 5 телефонных аппаратов;
• Подключение к интернету;
• Лицензионное программное обеспечение для управления бизнесом.

Складское помещение:

Если ваша компания планирует работать с сегментом сборных грузов, необходимо предусмотреть складское помещение с удобными подъездными путями. Для начала достаточно будет помещения площадью 300-400 квадратных метров. Арендная ставка за такое пространство в Москве составляет около 5000 рублей за квадратный метр. В других городах стоимость может быть значительно ниже — например, в Самаре можно арендовать аналогичное помещение в центре города за 500 рублей за квадратный метр.

Лицензионное программное обеспечение:

Лицензионное программное обеспечение должно обеспечивать эффективную регистрацию договоров и заявок, а также отражать ставки расчета стоимости услуг. Система должна позволять не только ввод данных сотрудниками, но и импорт готовых заявок в соответствии с установленным форматом.

Кроме того, при управлении цепочкой поставок необходимо предусмотреть систему регистрации рейсов и составления сопроводительных транспортных документов на доставку груза. Система также должна отражать информацию о хранении груза, регистрировать ордера на доставку и формировать инструкции на погрузку с полным набором необходимых документов.

Эффективное управление затратами и оптимизация бизнес-процессов помогут вашей транспортной компании добиться успеха и процветания.

Финансовый учет данного программного обеспечения должен отражать первичные документы прямых и косвенных расходов, связанных с обработкой грузопотока. Отражение первичной документации должно быть сопоставлено с рейсами, грузами или заявками клиентов. Должна присутствовать возможность выписки счета на оплату заказчику, на основании условий договора и ранее оплаченных налоговых накладных на оказанные услуги. Расчет себестоимости и прибыльности услуг по каждому клиенту, рейсу, грузу и заявке должен происходить автоматически. Должны быть разработаны формы отчетности (разгрузочный лист, загрузочный лист, оборотно-сальдовая ведомость по номенклатурам, в разрезе различных аналитик, номенклатурных единиц и контрагентов).

Подбор персонала для транспортно-экспедиторской компании

Транспортно-экспедиторская фирма может эффективно работать, если в ее команду войдут менеджеры по перевозкам, которые будут заниматься разработкой транспортных схем и координацией действий партнеров и клиентов.

При наборе сотрудников важно обращать внимание на опыт работы кандидатур, так как опытный менеджер способен обрабатывать до двух десятков заявок в день, имеет стабильные связи с контрагентами и обширную клиентскую базу. Кроме того, успешный специалист должен обладать хорошими коммуникативными навыками, быть пунктуальным, ответственным, инициативным и исполнительным.

Заработная плата менеджеров-логистов обычно составляет оклад плюс процент от прибыли компании (не более 10%). Средняя заработная плата в этой сфере — 20 000 рублей в месяц. Кроме того, необходимо учитывать расходы на услуги входящего бухгалтера, которые составляют примерно 10 000 рублей ежемесячно.

Работа будет организована двумя отделами: коммерческий отдел и транспортно-экспедиционный отдел. Работа коммерческого отдела будет заключаться в приеме заявок, оформлении документов, а именно: выписке накладных, счет-фактур на оплату, актов выполненных работ, отслеживание дебиторской задолженности, оповещение заказчиков о прибытии грузов, оформление путевых листов региональным перевозчикам, а также решение вопросов по страхованию груза, привлечение новых клиентов. С этой работой вполне могут справиться 2 или 3 человека.

Работа транспортно-экспедиционного отдела включает в себя налаживание работы подвижного состава, выполнение заявок по приему груза и его доставку заказчику. Мы обеспечиваем работу региональных перевозчиков по полноценным и сборным грузам, поддерживаем техническое состояние автопарка и обеспечиваем своевременное прохождение технического осмотра. Кроме того, мы предоставляем дополнительные услуги по транспортировке грузов другими видами транспорта: железнодорожный, авиационный транспорт, контейнерные перевозки. На данном направлении должно быть не менее двух работников.

Начало работы компании:

Началом деятельности в сфере транспортных услуг считается подписание договора на экспедирование грузов с клиентом и заключение клиентского соглашения с перевозчиком. Экспедитор должен отслеживать перемещение груза, решать все возникающие проблемы и представлять интересы клиента. Работа в транспортной компании подразумевает знание всех законов, регулирующих передвижение транзитных и экспортных грузов, а также правильное оформление документов.

Когда лучше начинать:

Транспортно-экспедиционный бизнес имеет сезонный характер. Пиком спроса считается осень и весна, поэтому для того, чтобы завоевать хорошую репутацию, необходимо подготовиться к началу сезона заранее. Рекомендуется открывать транспортную компанию летом — это период относительного затишья, который позволит вам подготовиться и начать работу с начала следующего сезона.

Привлечение клиентов:

Для привлечения клиентов транспортные компании участвуют в тендерах на выбор экспедитора. Важно следить за активными тендерами и получать информацию из надежных источников, таких как сайты компаний, пресса и другие каналы. В начале своего пути необходимо активно продвигать свой бизнес: печатать большое количество визиток и рекламных листовок, размещать объявления в газетах. Ориентировочная сумма инвестиций в маркетинговые цели должна составлять около 30 000 рублей в месяц.

Финансовый план:

В данном бизнес-плане предполагается открытие транспортно-экспедиционного бизнеса с учетом аренды офисного помещения площадью 20 квадратных метров, штатным расписанием из шести сотрудников и наценкой в 10%. Предприятие будет организовано как ООО.

Расчет учитывает возможные убытки в первые три месяца работы. Объем выполненных работ увеличивается от 630 000 рублей в первый месяц до 3 000 000 рублей к шестому месяцу.

Единовременные расходы на открытие:
— регистрация предприятия — 35 000 рублей;
— мебель и офисная техника — 100 000 рублей.

Итого единовременные расходы на запуск бизнеса составляют 135 000 рублей.

Постоянные расходы:

Аренда помещения обходится в 8 000 рублей в месяц; коммерческие расходы составляют 3 000 рублей; оплата коммунальных услуг — 5 000 рублей ежемесячно; заработная плата работников составляет впечатляющие 210 000 рублей. Кроме того, необходимо выделить 30 000 рублей на рекламу. Итого расходы составляют 256 000 рублей в месяц.

Еще существуют переменные расходы: оплата транспортных услуг других компаний и работа грузчиков. Они составят дополнительные 28 000 рублей.

Доход за шесть месяцев работы равен 3 000 000 рублей. Исходя из этих данных, можно рассчитать общую сумму расходов за тот же период: ((256 000 + 28 000) * 6) + 135 000 = 1 839 000 рублей.

Таким образом, получается, что доход покрывает не только постоянные и переменные издержки, но и единовременные расходы на запуск бизнеса. Остается 1 161 000 рублей налогооблагаемого дохода.

Согласно статистике, объем регионального рынка экспедиторских услуг растет в среднем на 30% в год, и многие клиенты заинтересованы в смене поставщиков. Ассоциация российских экспедиторов определяет этот вид услуг как организацию перевозки груза, его транспортировку, погрузку, разгрузку, консолидацию, хранение, складирование, страхование и охрану.

Эксперты советуют начать с предоставления простых услуг по автоперевозкам, а затем расширять спектр в зависимости от потребностей клиентов. Крупные компании могут требовать комплексного обслуживания, включая страхование, вооруженную охрану и специализированное хранение грузов.

Оптимальное время для старта нового бизнеса — февраль, март или июль. Кроме того, важно предложить клиентам возможность отсрочки платежа по контракту, так как это может занять некоторое время на обработку документов и перевод средств.

Теперь рассмотрим выбор офиса для экспедиторской компании: существует два основных подхода. Первый вариант — арендовать помещение в деловой части города. Это престижно и удобно для клиентов, но дорого. Второй вариант — снять офис за пределами центра, он дешевле и подходит перевозчикам. Стоимость аренды на окраине составляет около 200-400 рублей за квадратный метр против 2000 рублей в центре. Размер офиса будет зависеть от количества сотрудников и объема бизнеса. Например, для регионального предприятия с оборотом до 3 миллионов рублей в месяц и небольшой командой из 4-5 человек достаточно площади около 20 квадратных метров.

Для эффективной работы каждый сотрудник должен иметь компьютер (10 000 рублей) и телефон (500 рублей). Необходимо также подключение к телефонной линии и Интернету, что обойдется в 9 000 и 3500 рублей соответственно. Кроме того, необходимо специализированное программное обеспечение для управления перевозками и автопарком: от 700 до 100 000 рублей в зависимости от типа программы.

Экспедиторские компании обычно сотрудничают с несколькими транспортными компаниями (ТК) или индивидуальными перевозчиками. Это позволяет использовать различные виды грузовых автомобилей, включая малотоннажные, тентованные, термоконтролируемые, фургоны, самосвалы и рефрижераторы. Важны срок доставки, тарифы, условия оплаты и сохранность груза.

Некоторые экспедиции также работают с водителями-одиночками, которые предлагают свои услуги по более низкой цене (около 10%). Их можно найти через рекламу на телевидении или в газетах. Стандартные требования включают наличие прав категории С, опыт работы не менее трех лет, знание городских и областных дорог, основных предприятий.

Экспедиторский бизнес: персонал

В экспедиторской фирме наемные работники играют ключевую роль. Ими являются водитель, который выполняет функции и роли экспедитора, осуществляя приемку-сдачу груза и подписывая отгрузочные документы. Чтобы избежать финансовых потерь, специалисты рекомендуют не доверять водителю крупную наличность, сумму, превышающую месячную зарплату. Важна прозрачная система штрафов с четко определенными основанием и размером наказаний.

Помимо водителя и экспедитора, необходим грузчик, которого нанимают на каждый конкретный заказ (от 140 рублей в час). Эти специалисты могут быть найуты через специализированные газеты или интернет-порталы.

Для обеспечения безопасности груза рекомендуется обращаться к профессиональным охранным агентствам. Услуги вооруженной охраны стоят от 100 до 150 рублей в час, и оплата осуществляется только за фактическое время, затраченное на охрану.

Экспедиторский бизнес: штатные сотрудники

Экспедиторские фирмы обычно нанимают в свой штат менеджеров по перевозкам (логистов). Эти специалисты занимаются разработкой транспортных схем, координацией действий контрагентов и поддержанием связи с заказчиками. Опытный логист может обрабатывать до 20 заявок в день.

Эксперты рекомендуют нанимать сотрудников со стажем работы, так как помимо практических навыков, они имеют уже сформированные связи с партнерами и клиентские базы. Нужен специалист должен быть коммуникабельным, расторопным, способным работать под давлением, самостоятельным и устойчивым к стрессам. Руководители отдают предпочтение выпускникам технических или математических факультетов. Оклад менеджера по перевозкам обычно составляет фиксированную сумму плюс премия (10% от прибыли), что в среднем приводит к заработку от 20 тысяч рублей в месяц. Деятельность сотрудников координирует директор, часто являющийся и владельцем бизнеса. На должность бухгалтера требуется 10 тысяч рублей в месяц, а аутсорсинг бухгалтерского учета обойдется еще меньше — 6-7 тысяч рублей в месяц.

Экспедиторский бизнес: привлечение клиентов

Существует несколько эффективных способов привлечения клиентов в экспедиторский бизнес. Основной метод — прямые продажи, они дают до 70% заказчиков. Другой вариант — переманить к себе логиста со своей базой клиентов или заинтересовать людей, ответственных за закупки в их фирмах, используя личные связи или откаты.

Крупные компании регулярно проводят тендеры по выбору экспедитора, информацию о которых можно найти на их официальных сайтах или в прессе. Например, летом растет спрос на перевозки воды, мороженого и пива, а зимой — на кондитерские изделия.

Наконец, часть клиентов может быть привлечена с помощью рекламы и рекомендаций знакомых. Эксперты советуют не тратить большие суммы на рекламные кампании (до 30 тысяч рублей в месяц) и размещать рекламу в интернете и газетах («Быстрый курьер», «Из рук в руки», «Ва-банкъ», «В каждый дом»). Необходимо также создать собственный сайт (от 10 тысяч рублей).

Рекламные объявления можно разместить у складских комплексов, магазинов строительных материалов, мебельных салонов и габаритной бытовой техники. Однако частные заказы составляют не более 10% от общего объема работы.

Экспедиторский бизнес: окупаемость

Средняя маржа экспедитора, согласно оценкам участников рынка, составляет от 7 до 12% от стоимости транспортно-экспедиторских услуг. Последняя включает в себя оплату транспортировки, экспедирования, погрузо-разгрузочных работ, охраны и страхования в соответствии с тарифами компаний, заключивших клиентские договоры с экспедиторской фирмой.

Объем заказов имеет сезонный характер. По наблюдениям экспертов, объем работы резко возрастает перед майскими праздниками и Новым годом, а пик загрузки приходится на осень. Увеличение количества заказов также наблюдается в конце каждого месяца.

При объеме заказов в 1,5-2 миллиона рублей фирма достигает безубыточности. Такой уровень продаж обеспечивают один-два постоянных клиента через три месяца после начала работы. Для формирования стабильной клиентской базы, приносящей прибыль, требуется не менее шести месяцев.

Затраты на создание экспедиторской компании обычно окупаются в среднем через полтора года после начала деятельности. Через два года работы предприятия с четырьмя специалистами в штате оно может перевозить около 100 тысяч тонн грузов в год.

Ниже представлен расчет для экспедиторской компании, арендующей офис на окраине города площадью 20 квадратных метров. В штату четыре логиста и бухгалтер. Наценка составляет 8%. Отсрочка платежа для клиентов — до 30 дней. Расчет учитывает, что в первые три месяца экспедиция работает с убытком, а объем выполненных заказов растет от 630 тысяч рублей в первый месяц до 3 миллионов рублей на шестой.

Единовременные расходы на открытие:

• Компьютеры (5 единиц) — 50 000 рублей
• Телефонные аппараты (5 единиц) — 2500 рублей каждая
• Принтер — 2000 рублей
• Факс — 2000 рублей
• Подключение телефона — 9000 рублей
• Подключение к интернету — 3500 рублей
• Создание сайта — 10 000 рублей
• Программное обеспечение — 10 000 рублей

Расходы и прибыль экспедиторской компании:

Итого расходы:

89 000 рублей

Доход (с шестого месяца работы):

2 971 080 рублей

Постоянные расходы:

• Аренда помещения: 7 000 рублей в месяц
• Абонентская плата за телефон: 2 000 рублей в месяц
• Абонентская плата за интернет: 2 000 рублей в месяц
• Расходы на канцтовары: 1 000 рублей в месяц
• Техобслуживание ПК: 2 000 рублей в месяц
• Зарплата бухгалтера: 10 000 рублей в месяц
• Зарплата менеджеров: 20 000 рублей в месяц
• Реклама: 11 000 рублей

Итого постоянные расходы:

115 000 рублей

Переменные расходы:

• Оплата транспортных услуг компаний и грузчиков: 275 100 000 рублей
• Непредвиденные расходы: 28 660 рублей

Итого переменные расходы:

277 9660 рублей

Итоговые расходы:

Итого все расходы:

289 4660 рублей

Прибыль и рентабельность:

Прибыль до уплаты налогов:

76 420 рублей

Рентабельность: 2,6%

Порог вхождения: 3 082 985 рублей

Материалы статьи:

«Экспедиторская компания: как оптимизировать расходы и увеличить прибыль?» по материалам статьи Платона Маматов в журнале «Деловой Квартал», 16.05.2018 г.

[Другие статьи по теме «Экспедиторские компании»]