«Делопроизводство» глава шестая — 10 (Характеристика)

10. Характеристика

В последнее время, а именно в начале 21 века, появилось много различных профессий, и каждая из этих профессий требует определенной характеристики. Точнее будет сказать, что количество вариантов, как должна быть написана характеристика, прямо пропорциональна количеству профессий характеризуемых.

Слово Характеристика пришло к нам из английского языка. Характеристика является официальным письменным документом, который создается в случаях, когда нужно описать, чьи  либо  свойства,  особенности отличительные черты, достоинства и  недостатки и т.д.

В зависимости от того, зачем нужна Характеристика,  акцент в ней ставят на разные детали, так же  от этого зависит то, кем она выдаётся. Если нужно написать Характеристику на студента, проходившего практику где – либо, как правило, её пишет человек, который являлся наставником. В судебные органы Характеристику пишут с места учебы или работы.

В Характеристике, которую просит новый работодатель, а пишет которую старый,  нужно особо отметить непосредственно профессиональные черты работника.

В Характеристике на студента, в отличие от Характеристики  на рабочего профессиональные навыки ещё не ставятся так высоко, тут важнее отметить то, насколько студент активен, насколько он может сам, без указаний, выполнять нужную работу. Так же в этом виде характеристики, как правило, выставляют несколько оценок.

Самые серьезные характеристики с наименьшим количеством преувеличений и наибольшим содержанием достоверной информации (недостоверные сведения могут рассматриваться как дача ложных показаний) пишутся, как правило, в Суды, и реже в  ГАИ. В  такой характеристики акцент ставится на личность человека.

Характеристика, при её правильном составлении, может быть очень полезна. Так не раз бывали случаи, когда в решение суда характеристика была очень значимым фактором

Характеристика с места работы.

Каждому сотруднику кадровой службы рано или поздно приходится составлять характеристику или представление на работника. Сложнее всего приходится тем, кто впервые сталкивается с таким ответственным делом, как подготовка отзыва своего персонала о трудовой и общественной деятельности. Каких – либо нормативно – правовых требований к составлению характеристик и представлений нет. Их содержание во многом формируется практикой, принятыми в организации стандартами делопроизводства, образованием и опытом сотрудников кадровой службы.

Что такое характеристика?

Характеристика – официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств сотрудника. В характеристике указываются анкетные данные сотрудника, его должность, время работы в данной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качествах, чертах характера и т. д. (Образец характеристики с места работы или скачать ).

Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия (компании), заверяется печатью. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность.
В зависимости от цели составления и использования характеристика подразделяется на:

• характеристика работника, предназначенная для использования в организации (далее по тексту «внутренняя характеристика работника»);

• характеристика работника, составляемая по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные для применения за пределами организации (далее — «внешняя характеристика работника»).

Характеристика сотрудника по содержанию и структуре зависит не только от субъектов ее использования (внутренних или внешних), но и от ее целей.

Внешняя характеристика работника

Характеристика составляется по просьбе самого работника (для представления по месту запроса), требованиям государственных и иных органов, сторонних организаций. Цели, для которых от работодателя требуется характеристика, могут быть разнообразными: как для решения бытовых вопросов (например, поступления работника в учебное заведение), так и для решения вопросов, связанных с принятием в отношении работника государственным (в т.ч. юрисдикционным) или муниципальным органом властного решения (например, о выдаче различных разрешений, применении в отношении работника, мер государственного воздействия (награждения или наказания), пр.).

Наиболее сложным для сотрудника кадровой службы является характеристика, затребованная адвокатами, органами (должностными лицами), в производстве которых находится дело о правонарушении, совершение которого вменяется работнику, судами (судьями).
В большинстве случаев в документах с требованиями представить необходимые сведения не указывается, какая именно информация нужна суду или иному юрисдикционному органу. Ввиду этого, сотрудник кадровой службы в лучшем случае может посоветоваться с адвокатом или самим работником, а в худшем – должен самостоятельно определить, какие сведения необходимы.

Содержание характеристики условно можно разбить на две части:

• заголовочную

• основную.

В первой указываются: заголовок документа — «Характеристика», фамилия, имя и отчество сотрудника.

Внутренняя характеристика работника

Во внутренних характеристиках больший акцент должен быть сделан на трудовой деятельности работника. В зависимости от цели составления характеристики в ней помимо качеств работника могут приводиться оценка творческого потенциала работника, выводы о его стремлениях, ожиданиях и притязаниях (например, на карьерный рост), рекомендации по использованию его качеств и т.д. Нередко внутренние характеристики являются составными частями других документов, например, представлений, о которых речь пойдет в следующем номере журнала. Так как внутренняя характеристика составляется исключительно для внутреннего пользования, то указывать в ней место представления не нужно. В некоторых случаях возникает необходимость в указании должностного лица, по просьбе (требованию) которого составлена характеристика.

Положительная характеристика сотрудника.

• Сотрудник выполняет большой объем работы, всегда укладывается в сроки, при этом успевает присутствовать на всех совещаниях, готовить своевременно требуемые отчеты и знакомиться с отчетами, поступающими к нему. Выполняемый им объем работ свидетельствует о высоком профессионализме и преданности компании. В данном случае отмечается способность сотрудника анализировать факты, собирать необходимую информацию и на основании этого принимать взвешенные решения.

• Сотрудник демонстрирует способность, рассматривая разные варианты, принимать правильное решение. Он быстро учится и умеет смотреть «в корень» вопроса, отделять важное от второстепенного. Даже если руководитель не всегда согласен с его решениями, он всегда относится к ним с уважением. Коллеги рассчитывают на способность сотрудника анализировать ситуацию и принимать решения и часто обращаются к нему за советом. Описывается способность сотрудника планировать свою работу и определять цели.

• Правильно расставляет приоритеты. Редко оставляет дела на последнюю минуту. Внимателен не только к задаче в целом, но и к деталям работы. Как только в организации принимается какое – либо решение (даже если решение принято в другом департаменте), сотрудник оценивает возможные последствия, уточняет детали и модифицирует свои рабочие планы в соответствии с новыми требованиями. Часто его вопросы и замечания оказываются полезны не только для него, но и для всей организации. Отмечается способность сотрудника хорошо работать не только в обычной, но и в стрессовой ситуации, всегда сохраняет оптимизм, выдержку и позитивное отношение к работе и коллегам.

• Его никто никогда не видел «вышедшим из себя». Когда дела идут плохо, он сохраняет выдержку и своим поведением успокаивает окружающих. Его зрелость и умение контролировать эмоции – одна из причин того, что коллеги стремятся работать совместно с ним над проектами.

Отрицательная характеристика сотрудника.

• Сотрудник активно вовлечен в различные проекты, посвящает им много времени и сил. К сожалению, усилия сотрудника не всегда приводят к реальным измеримым результатам, которых ожидает от него руководитель. Ряду важных задач не было уделено достаточного внимания. По – видимому, выполнению заданий препятствует отсутствие организованности и неумение ставить цели и расставлять приоритеты. Видимо, для повышения эффективности деятельности сотруднику рекомендуется попытаться понять и разобраться, как организован рабочий процесс в компании.

• Некоторые из решений и рекомендаций сотрудника недостаточно подкреплены анализом и фактами. Руководитель неоднократно возвращал на доработку его предложения, так как они не были обоснованы, хотя у сотрудника и была возможность собрать необходимую информацию. В будущем сотруднику рекомендовано лучше познакомиться с работой компании и, прежде чем высказывать свою точку зрения, проработать все варианты и представить документы и предложения в приемлемом для руководства и коллег формате.

• Над навыками планирования и организации сотруднику предстоит еще много работать. Так как он редко планирует свою работу на перспективу, он часто не справляется своевременно с работой или же выполняет работу не с надлежащим качеством. Забывает своевременно предупредить коллег о том, какую информацию он от них ждет. В итоге из-за его плохого планирования коллеги и подчиненные вынуждены задерживаться по окончании рабочего дня. Отмечается неумение сотрудника планировать и концентрироваться на важнейших задачах не может выполнять несколько проектов одновременно.

• Когда что – то беспокоит сотрудника, вместо того чтобы обсудить ситуацию с коллегами и руководством, он замыкается в себе и отгораживается от окружающих. При этом меняется его манера общения на работе. Это создает нервозную обстановку в коллективе. Если его проблемы носят рабочий характер, вероятно, руководителю стоит обсудить с ним важность открытой информации и выработать конструктивные методы обсуждения спорных вопросов.

После того, как такая характеристика составлена, сотрудник кадровой службы должен дать ей одну из трех оценок:

• «положительная»

• «удовлетворительная»

• «отрицательная».

Если самому это сделать сложно, то можно попросить коллегу (разумеется, не сообщая данные о работнике). Ни в коем случае нельзя считать, что характеристика работника пишется для «проформы». Внешняя характеристика работника, особенно судебные, способны изменить жизнь человека!

Удачи!

Следующая статья будет посвящена нашему горячо любимому руководству —

«Начальник. Враг или друг?!»

«Делопроизводство» глава шестая — 9 (Увольнение сотрудника)