«Делопроизводство» глава шестая — 4 (Развитие персонала, обучение сотрудников)

4. Развитие персонала, обучение сотрудников

Зачем предприятию (компании) обучать сотрудника?

Прежде чем отвечать на последующие вопросы – как, кого и чему учить, необходимо определиться с тем, что именно предприятие (компания) хочет получить от обучения. Как будут контролироваться результаты обучения персонала, и использоваться полученные или отработанные знания, умения и навыки?

Перечислим некоторые цели обучения персонала предприятия (компании):

• получение сотрудниками новых знаний и навыков, необходимых для работы;

• поддержание профессионального уровня персонала;

• подготовка персонала к замещению коллег во время отпуска, болезни, увольнения и т. д.;

• подготовка к продвижению по службе;

• знакомство персонала со стандартами работы предприятия (компании), стратегией развития, технологией деятельности;

• поддержание позитивного отношения к работе;

• формирование чувства причастности к предприятию (компании), мотивация к дальнейшей работе.

Традиционно выделяется две стратегии развития персонала:

Первая стратегия заключается в ситуативном обучении, когда соответствующие мероприятия проводятся под конкретные проблемы. Так часто обучают отделы продаж.

При этом у предприятия (компании) есть два варианта:

• пригласить тренера – фрилансера, что выйдет дешевле, но при этом оплата будет наличными, и нет никаких гарантий, кроме честного слова

• либо обучить персонал в консалтинговой компании.

Сотрудничество с консалтинговой компанией обходится немного дороже, при этом оплата происходит по безналичному расчету и заключается договор, гарантирующий качество предоставляемых услуг.

Обучать персонал в консалтинговой компании можно по двум схемам:

• Первый вариант заключается в отправке одного или нескольких сотрудников на «открытые» тренинги, которые проводятся по фиксированным расписанием датам и по заранее заявленным программам.

• Второй вариант представляет собой проведение корпоративного тренинга конкретно для сотрудников данной компании. При этом программа тренинга создается специально с учетом специфики деятельности, корпоративной культуры, ее целей и задач. Все игры, упражнения и кейсы строятся на основе реальных ситуаций продаж продукта компании.

Помимо ситуативной, существует и вторая стратегия развития персонала, получившая название системной. Предприятия (компании), следующие ей, формируют в рамках отдела персонала подразделение, задачей которого является создание полноценной системы обучения сотрудников по четко определенному списку компетенций. При этом обучение происходит структурно, регулярно и позволяет персоналу отрабатывать самые необходимые навыки и умения, искать новые технологии и создавать целые традиции.

Проводится системное обучение сотрудников также по двум схемам:

Первый вариант. Это может быть организация мероприятий собственными силами – при этом предприятию (компании) необходимо иметь материальную базу со специально подготовленным помещением, видео – камерами, и т.п., и штатом профессиональных бизнес – тренеров.

Вторым вариантом выступает сотрудничество с консалтинговыми компаниями, обладающее всеми преимуществами заказа корпоративного тренинга. При этом стоимость регулярного обучения в тренинговой компании заметно снижается в сравнении с обучением на одном двух тренингах, что делает обучение такого рода оптимальным для среднего и малого бизнеса.

Существует некая система оценки персонала, результатом которой является база для принятия управленческих решений. На основании этих данных строится план обучения, который создается для всего предприятия (компании). В него включаются сотрудники самых разных категорий: цели у всех разные, различается и система контроля результатов. Здесь особенно важен системный подход к обучению, когда все приобретаемые или обновляемые навыки должны обязательно увязываться со стратегией развития предприятия (компании), с принятой технологией работы и системой контроля.

Если же система оценки персонала не выстроена, то, как правило, ответственность за решения об обучении персонала возложена на руководителей отделов: кого, чему и как учить, решают непосредственные руководители сотрудников. Проконтролировать и структурировать бюджет на обучение в такой ситуации трудно. Но, как показала практика в данном случае реально сэкономить выделенный бюджет на обучении, либо обучить большее количество персонала.

Существуют разные методы обучения персонала:

• самообразование персонала;

• долгосрочное дополнительное обучение персонала, связанное со стратегическими задачами предприятия (компании);

• краткосрочное обязательное обучение персонала, вызванное необходимостью поддержания технологических процессов на современном уровне;

• краткосрочное дополнительное обучение персонала, связанное со стратегическими задачами фирмы;

• наставничество.

• приобретение новых знаний, умений и навыков передачей имеющихся корпоративных знаний внутри предприятия (компании).

Самообразование персонала включает в себя изучение ими специальной литературы, посещение тематических выставок и семинаров, сбор и систематизацию информации. Главное отличие самообразования от дополнительного образования состоит в том, что оно, как правило, не носит системного характера и может не иметь ничего общего со стратегическими задачами предприятия (компании).

Обучение бывает краткосрочное и долгосрочное.

Краткосрочное обучение – это профессиональные тренинги и семинары. В процессе такого обучения отрабатывается несколько навыков и умений, если это тренинг, или происходит информационный вброс по одной или нескольким темам, если это семинар. Его продолжительность составляет от одного до трех дней. Как правило, в условиях современной бизнес – среды эффект от краткосрочного обучения персонала заметен в течение трех – четырех месяцев, максимум – полгода. В нем больше заинтересовано предприятие (компания) для решения своих бизнес – задач, поэтому его обычно, целиком оплачивает организация.

Краткосрочное обязательное и дополнительное обучение персонала, связанное с оперативными задачами предприятия (компании) – это очень большой спектр различных мероприятий, которые необходимы для эффективного оперативного управления, связанные со стратегическими задачами организации. В эту категорию входят семинары и бизнес -тренинги. Это могут быть конференции и выставки, где происходит обмен опытом.

В долгосрочном обучении (длительных программах, получении второго образования, программах повышения квалификации), безусловно, заинтересована и предприятие (компания), и сотрудники. Оно повышает стоимость работника на рынке труда, поэтому в этом случае хорошим решением будет паритетная оплата обучения персонала. В этом случае повышается и мотивация персонала, и его лояльность. С другой стороны, предприятие (компания) имеет компенсацию части затрат, и, заключая договор с сотрудником, получает определенные гарантии его работы в организации и использование полученных им знаний.

Долгосрочное дополнительное обучение персонала, связанное со стратегическими задачами предприятия (компании), включает в себя получение второго высшего образования, а также участие в долгосрочных обучающих программах и мероприятиях. С точки зрения бизнеса такое образование можно рассматривать как инвестиции в персонал, которые начинают работать через определенное время.

Существует несколько стратегий, которые использует компания при обучении своего персонала:

• Можно равняться на конкурентов, т. е. учить тем же знаниям, умениям, навыкам и использовать те же методы, которыми пользуются конкуренты и партнеры.

• Можно быть впереди конкурентов и прогнозировать развитие отрасли бизнеса и ниши, и двигаться вперед, учитывая интересы клиентов предприятия (компании).

• Можно совсем не учитывать ситуацию на рынке и двигаться собственным курсом, принимая во внимание лишь специфику работы предприятия (компании) и ориентируясь на собственные задачи.

Обычно все знания, которые сотрудники получили на тренинге или семинаре продолжают оставаться актуальными до шести месяцев. В долгосрочных программах эффект наблюдается от года до трех лет, в зависимости от длительности и содержания программы.

Как контролировать эффективность обучения.

Оценивать эффективность необходимо по тем критериям, которые закладывались в цели и задачи обучения. Прежде чем оценивать эффективность вложения средств, в предприятии (компании) необходимо выстроить систему контроля над результатами обучения.

Система контроля обязательно включает в себя:

• входной контроль;

• текущий контроль (если речь идет о длительных программах обучения);

• заключительный контроль (может иметь формальную и неформальную форму);

• контроль над использованием приобретенных знаний и навыков в процессе работы.

Осуществлять такой контроль может непосредственный руководитель на рабочем месте, можно проводить анкетирование клиентов предприятия (компании), чтобы выяснить, как изменился, например, уровень сервиса и т. д., Однако необходимо иметь в виду, что, как правило, кроме обучения персонала, на бизнес – результаты могут оказывать влияние еще многие факторы, например, создание благоприятной бизнес – среды, различного рода внешние воздействия, улучшение бизнес – процессов внутри самой компании и т. д. Все методы обучения персонала могут принести необходимый результат и быть востребованы внутри организации.

Главное – знать, какого результата ждет предприятие (компания) от данного обучения персонала, зачем ей это нужно, и каким образом будут контролироваться полученные результаты.

«Делопроизводство» глава шестая — 3 (Трудовой договор)

«Делопроизводство» глава шестая — 5 (Оценка персонала)