Определение и функции
Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом, такие как трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание, сопровождаются определенными формальностями.
Обязанность ведения кадрового делопроизводства
Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство. Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры.
Обязательные кадровые документы
Обязательные кадровые документы — это минимум, о наличии которого должен позаботиться кадровик. Это включает в себя:
| Документ | Описание |
|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка | Регламентация трудовых отношений |
| График отпусков | План отпусков для сотрудников |
| Штатное расписание | Список должностей и численности персонала |
| Журнал инструктажа по охране труда | Запись инструктажей по безопасности на работе |
| Инструкции по охране труда | Руководство по обеспечению безопасности на работе |
| Табель учета рабочего времени | Запись часов, проведенных сотрудниками на работе |
| Положение о персональных данных работников | Регламентация обработки персональных данных |
| Положение об оплате труда и премировании | Регламентация оплаты труда и премий |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Запись изменений в трудовых книжках |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них | Запись расходов на бланки трудовых книжек |
Рекомендательные кадровые документы
Некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер. Это включает в себя:
- Коллективный договор
- Положения об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников
- Правила работы с архивом
- Документы индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.
Оформление документов
Оформляйте их по мере необходимости.
Шаг 1: Изучите основы делопроизводства в области управления персоналом
Шаг 2: Узнайте о компьютерных программах, которые могут быть полезны для вашей работы
Шаг 3: Ознакомьтесь с учредительными документами компании, включая устав и другие важные документы
Шаг 4: Проведите ревизию местных нормативных актов и политики компании, чтобы обеспечить соблюдение правил и избежать штрафов
Подсказка: Избегайте штрафов, следуя рекомендациям по организации делопроизводства.
Шаги по созданию эффективной системы управления персоналом:
- Определите недостающие положения и правила:
- Составьте список документов, которые необходимы для вашего бизнеса.
- Разработайте эти документы самостоятельно или с помощью специалистов.
-
Согласуйте проекты с руководством и утвердите официальными приказами.
-
Создайте стандартные формы и бланки:
- Разработайте типовые формы трудовых договоров, соответствующие законодательству.
-
Сформируйте набор бланков для часто используемых кадровых процедур, таких как регистрация несчастных случаев, инструктажей по безопасности и т. д.
-
Ведите регистрационные журналы:
- Журналы необходимы для учета различных событий и процедур.
- Ведите журналы по следующим статьям:
- Инспекции и проверки органов контроля.
- Регистрация несчастных случаев на производстве.
- Инструктажей, в том числе вводного, на рабочем месте и пожарной безопасности (каждый вид инструктажа требует отдельного журнала).
-
Другие журналы могут быть созданы по мере необходимости.
-
Проверьте оформление трудовых отношений:
- Убедитесь, что все трудовые отношения с работниками соответствуют законодательству.
-
Следуйте требованиям статьи 66 ТК РФ и инструкция Минтруда России № 69 от 10.10.2003 года.
-
Организуйте работу с трудовыми книжками:
- Обеспечьте правильное заполнение трудовых книжек в соответствии с инструкциями, утвержденными Министерством труда РФ.
-
Следуйте правилам, установленным правительством РФ № 225 от 16.04.2003 года.
-
Ведите личные карточки сотрудников:
-
Создайте подробные личные файлы для каждого сотрудника, включая информацию о образовании, опыте работы и любых других важных данных.
-
Организуйте воинский учет:
-
Убедитесь, что учет воинской службы сотрудников осуществляется в соответствии с установленными требованиями.
-
Обеспечьте надлежащее хранение документов:
- Разработайте систему хранения кадровых документов, чтобы они были доступны и защищены от потери или повреждения.
Помните, что четкая система делопроизводства помогает избежать проблем с властями и обеспечивает эффективное управление персоналом в вашей организации.
Свежие комментарии