Кому поручить ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство-2019: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.
Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.
Обязательные кадровые документы
Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда… Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.
|
Вид документа |
Назначение |
Норма, предусматривающая его наличие |
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
Закрепляют порядок трудоустройства и увольнения работников, режим работы и отдыха, применяемые дисциплинарные меры, права и обязанности сторон и т.д. |
ст. 189 ТК РФ |
|
График отпусков |
Устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков |
ст. 123 ТК РФ |
|
Штатное расписание |
Закрепляет структуру, численность и состав персонала, названия должностей |
ст. 57 ТК РФ |
|
Журнал инструктажа по охране труда |
Подтверждает, что работники успешно прошли обучение по охране труда |
ст. 212 ТК РФ |
|
Инструкции по охране труда |
Устанавливают нормы безопасного поведения на рабочих местах |
ст. 212 ТК РФ |
|
Табель учета рабочего времени |
Фиксирует фактически отработанное сотрудниками время и служит основанием для начисления зарплаты |
Постановление Госкомстата России №1 от 5.01.2004 |
|
Положение о персональных данных работников |
Регламентирует состав, порядок обработки и хранения персональных данных, условия их передачи третьим лицам, получение согласия на обработку |
ст. 88 ТК РФ |
|
Положение об оплате труда и премировании |
Закрепляет выбранную работодателем систему оплаты труда (в том числе сверхурочного) и поощрения сотрудников |
ст. 135 ТК РФ |
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
Отражает данные о получении от работников и выдаче на руки оформленных трудовых книжек |
Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 |
|
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них |
Отражает данные о поступлении и расходовании незаполненных бланков |
Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 |
Это минимум, о наличии которого должен позаботиться кадровик. Как только в организации появляются наемные сотрудники, обязательный список расширяется за счет документов индивидуального характера: трудовых договоров, приказов о приеме на работу, личных карточек. Если закон требует направлять персонал на медосмотры, заводится журнал учета обследований, если какие-то должности предполагают полную материальную ответственность, ее следует закрепить путем оформления договоров.
Часть документов — например, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или положения, регулирующие отдельные аспекты взаимоотношений с персоналом — разрабатываются единожды и применяются из года в год. Изменения вносятся только по мере необходимости. Другие с определенной регулярностью составляются заново: график отпусков — ежегодно, табель учета рабочего времени — ежемесячно, график сменности — по завершении учетного периода и т.д.
Курсы, которые помогут наладить документооборот
Дополнительные кадровые документы
Некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.
Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.
Оформляйте их по мере необходимости.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции-2019
Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.
Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства, Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать, Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании, Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов, Подсказка, как избежать штрафов
- Составьте перечень недостающих положений и правил.
- Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений.
- Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами.
Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора,, Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур, Шаг 7. Заведите регистрационные журналы
Среди них:
- По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора.
- По регистрации несчастных случаев на производстве.
- По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал.
Другие журналы заводите по необходимости. Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе.
Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками, Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками
Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на требования:
- статьи 66 ТК РФ;
- инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003;
- правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003.
Шаг 10. Заведите личные карточки на всех сотрудников., Шаг 11. Организуйте воинский учет., Шаг 12. Обеспечьте документам приемлемые условия хранения.
Со временем объем кадровой документации значительно возрастет. Будьте к этому готовы и заранее продумайте логику нумерации приказов. Четких указаний на этот случай нет, руководствуйтесь здравым смыслом. Если приказов мало, можно использовать сквозную нумерацию, если много — поделите их на группы и применяйте дополнительные буквенные индексы, чтобы избежать путаницы.
Рекомендованные статьи
Свежие комментарии