Стратегия создания эффективного тендерного подразделения для увеличения продаж в условиях экономической нестабильности

Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках.

Пошаговый алгоритм создания тендерного отдела

Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать.

Оценка востребованности продукции и количества заказов

• Оцените востребованность у заказчиков вашей продукции
• Определите количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать

Функции тендерного отдела

Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:

Функция	Описание
Планирование	Тесно связано с целями и аналитикой. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела также могут меняться.
Организация	Режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.
Координация	Взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности.
Мотивация	Внутреннее стремление выполнить поставленные планы.
Контроль	Составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов.

Рекомендации

• При создании тендерного отдела ориентируйтесь на функции управлений по А. Файолю
• Оцените востребованность у заказчиков вашей продукции и количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать
• Планирование тесно связано с целями и аналитикой

В современном мире, особенно в условиях экономической нестабильности, эффективное управление тендерными процедурами становится важной задачей для организаций любого размера. Создание специализированного тендерного отдела может стать ключевым фактором успеха в продажах товаров и услуг.

Функции руководителя тендерного отдела:

• Координация и организация работы всего тендерного отдела, включая управление персоналом.
• Контроль и составление отчетности, обеспечение соответствия процедур закупок действующему законодательству.

Рекомендуемый персонал для тендерного отдела:

1. Руководитель тендерного отдела: Отвечает за общую стратегию и координацию работы отдела, а также за контроль и составление отчетов.

2. Специалист по аналитике: Планирует и анализирует тендерные процедуры, выявляя потенциальные возможности для организации.

3. Юрист по торгам: Обеспечивает соответствие документов требованиям ФАС и судебным решениям; отвечает за составление контрактов и управление документацией.

4. Тендерный специалист: Отвечает за организационную часть участия в тендерах, включая подготовку необходимых документов, настройку рабочего места и взаимодействие с электронными торгами (ЭТП).

5. Курьер: Ответственный за доставку заявок в случае живых процедур, таких как запросы котировок и конкурсы.

При небольшом объеме работы функции юриста и тендерного специалиста могут быть объединены в одну должность.

Ежедневные задачи тендерного отдела:

1. Составление комплекта документов и получение электронных подписанных (ЭП) копий для участия в торгах.

2. Получение доступа к торгам на федеральных и/или коммерческих ЭТП, а также настройка рабочего места для участия.

3. Мониторинг государственных заказов в ЕИС в соответствии с спецификой деятельности организации.

4. Изучение документации и технического задания, анализ требований и условий закупок.

5. Анализ результатов прошлых тендеров конкурентов и выявление тенденций на рынке.

6. Подготовка и подача заявок, включая получение необходимых справок и их нотариальное заверение.

7. Отслеживание изменений в законодательстве о закупках и его регулировании.

8. Управление банковскими гарантиями и займами, связанными с тендерными процедурами.

9. Взаимодействие с субподрядчиками при необходимости.

10. Участие в торгах лично или дистанционно.

11. Написание запросов на разъяснение документации и условий закупок.

12. Мониторинг результатов тендеров и обновлений о проведенных процедурах.

13. Подготовка жалоб и исков для защиты интересов организации, если это необходимо.

14. Подписание контрактов после их утверждения.

Должностная инструкция специалиста тендерного отдела:

[Название компании]

«Организация работы тендерного отдела»

В условиях экономической нестабильности эффективное управление тендерными процедурами становится ключевым фактором успеха для организаций, стремящихся к расширению продаж. Создание специализированного тендерного отдела может помочь в достижении этой цели, обеспечивая систематический подход к участию в тендерах и оптимизируя процессы.

Плюсы создания собственного тендерного отдела:

• Быстрый результат с минимальными финансовыми вложениями: создание тендерного отдела может принести ощутимые результаты уже в краткосрочной перспективе, особенно если речь идет об острой экономии и сокращении расходов.
• Полное понимание специфики работы организации: специалисты тендерного отдела будут работать непосредственно с документами и требованиями вашей компании, обеспечивая их точное соответствие целям и задачам организации.
• Повышенный контроль над процессом: вы сможете напрямую управлять персоналом, занимающимся тендерными процедурами, что даст вам возможность отслеживать прогресс и оперативно реагировать на изменения.

Минусы создания собственного тендерного отдела:

• Высокая стоимость аутсорсинга: услуги специализированных компаний могут быть дороже, особенно если речь идет о постоянном контракте.
• Отсутствие прямых контактов с вашей организацией: специалисты аутсорсинговых компаний могут не полностью понимать специфику вашего бизнеса и его потребности.
• Слабый контроль над удаленными сотрудниками: вы не сможете лично контролировать работу сотрудников, что может привести к ошибкам или недопониманию поставленных задач.

В конечном счете, решение о создании собственного тендерного отдела или использовании услуг аутсорсинговой компании зависит от конкретных потребностей и ресурсов организации. Однако, учитывая плюсы создания собственной команды, это может стать эффективным шагом для достижения успеха в продажах и расширения бизнеса.

Хочешь сделать работу хорошо — сделай ее сам. Ты заинтересован в 100% результате и настроен на победу. При проигрыше ты теряешь гораздо больше, чем специалист аутсорсинга.

Рациональное решение для поиска новых путей сбыта товаров и услуг — создание тендерного отдела. Но начинайте осторожно: достаточно начать с одного-двух сотрудников, которые пройдут специальный курс обучения.

Идея поручить организацию тендерных закупок секретарю, бухгалтеру или юристу неправильна, так как основная работа по-прежнему остается. Обработка информации о тендерах, подготовка документации и анализ прошлых продаж — это серьезная и ответственная работа, требующая грамотного подхода. Несвоевременная обработка данных о доступных лотах на бесплатных электронных платформах или неправильный мониторинг тендеров приведут к потере потенциально выгодных заказов.

Внедрение специальной программы поиска тендеров «Управление тендерным отделом» упростит процесс.

Иерархия тендерного отдела:

Решение принято! Теперь нужно рационально организовать работу внутри отдела. Это зависит от размера и масштаба деятельности организации. На первых порах не стоит раздувать штат, проще нанять сотрудников, чем позже увольнять их. Необходимо четко определить иерархию и должностные инструкции. Можно разработать структуру самостоятельно или заключить договор с компанией, специализирующейся на планировании тендерных отделов. Если вы не уверены в своих силах, специалисты смогут помочь за определенную плату.

Существует несколько распространенных вариантов организации:

• руководитель тендерного отдела;
• заместитель руководителя;
• менеджер по тендерам (специалист);
• помощник менеджера (курьер);
• юрист.

Руководитель тендерного отдела выступает посредником между руководством и сотрудниками, контролирует работу всего отдела, проводит анализ, согласовывает технические и финансовые аспекты.

Заместитель руководителя — правая рука руководителя, способная заменить его в случае отсутствия по каким-либо причинам.

Менеджер по тендерам ищет тендеры, готовит необходимую документацию для участия в аукционах, контролирует доставку документов и получение результатов заказчиком. Он также выполняет поручения руководителя и следит за своевременностью оформления/продления документов.

Юрист должен владеть правовой базой, знать Федеральный закон № 44-ФЗ и другие нормативные акты, касающиеся тендерных процедур. Юрист должен отслеживать поправки в законы и защищать интересы организации в УФАС.

Основные задачи тендерного отдела:

1. Расширять круг клиентов, заключать новые контракты, сохранять существующие каналы сбыта и восстанавливать связи со старыми партнерами;
2. Поддерживать положительный имидж компании и создавать репутацию надежного заказчика/поставщика;
3. Подготовка тендерной документации, поиск тендеров на всех платформах, обеспечение участия в конкурсных процедурах;
4. Защита интересов организации в случае нарушений, своевременное подача жалоб в ФАС;
5. Анализ тендерных продаж и закупок.

Функциональные обязанности сотрудников:

• согласование с руководством стратегии участия в торгах и ценовой политики в соответствии со спецификой деятельности компании;
• планирование подготовки документов для предстоящих тендеров, своевременная корректировка документации;
• подготовка и контроль отправки документов;
• составление отчетной документации;
• анализ проведенных закупок/продаж;
• хранение тендерной документации в течение пяти лет.

Оплата труда и мотивация сотрудников тендерного отдела:

Мотивация сотрудников важна для достижения результатов. Сотрудников тендерного отдела можно мотивировать различными способами, включая финансовые поощрения, создание благоприятной рабочей среды и предоставление возможностей профессионального роста.

Как организовать бизнес на тендерах: идеи, перспективы и примеры из практики

Введение

Слово «тендер» часто вызывает ассоциации с госкомпаниями, аукционами и коррупцией. Многие компании скептически относятся к участию в тендерах, считая, что все уже заранее решено, а условия ТЗ (техническое задание) специально составлены для «своих» поставщиков. Однако реальность часто отличается от мифов, и успешный бизнес на тендерах вполне достижим.

Что такое тендер?

Тендер — это процедура, используемая заказчиком для выбора лучшего поставщика. Он приглашает всех заинтересованных компаний и объявляет конкурс, в результате которого выигрывает фирма с лучшим предложением по цене, качеству и другим параметрам. Та компания, которая соответствует всем требованиям ТЗ, получает право заключить договор на реализацию своей продукции или услуг.

Почему стоит участвовать в тендерах?

Несмотря на сложность процесса, отказываться от участия в тендерах не рекомендуется. Это единственный способ выйти на государственных и крупных частных заказчиков для реализации больших партий товаров или услуг. Например, продажа халатов для поликлиник или компьютеров для школ — такие сделки обычно заключаются через аукционы. Поэтому многие компании по своей воле упускают потенциальных клиентов.

Как использовать тендеры для малого бизнеса?

План действий прост:

1. Изучите процесс участия в тендерах, ознакомьтесь с законодательством и подумайте о создании специализированного отдела или найме специалистов.
2. Предлагайте услуги посредничества другим компаниям, которые самостоятельно не хотят рисковать и участвовать в торгах.
3. Зарабатывайте на комиссионных от успешного участия в тендерах.

Шаги по реализации бизнеса

Реализация этого плана включает два основных этапа:

1. Поиск подходящих тендеров: Регулярно следите за сайтами, где проводятся электронные аукционы, и находите компании, которым нужны ваши товары или услуги.
2. Участие в тендерах от имени клиентов: Предлагайте свои услуги по участию в торгах, помогая компаниям получать крупные заказы.

Пример из практики

Представьте компанию «А», которая хочет реализовать большую партию халатов для поликлиники. Вместо того чтобы самостоятельно искать покупателей и заключать договоры, они нанимают посредника — вашу компанию «Б». Вы изучаете рынок, находите подходящие тендеры и предлагаете услуги по участию в них. Компания «А» получает крупный заказ, а ваша компания зарабатывает на комиссионных.

Заключение

Успешный бизнес на тендерах может стать отличным источником дохода для малого бизнеса. Ключом к успеху является правильное понимание процесса и гибкое адаптирование к требованиям рынка.

Заработок на тендерах: как установить выгодную ценовую категорию?

Зарабатывание на государственных закупках и тендерных процедурах может быть прибыльным бизнесом, если подойти к нему правильно. Важный первый шаг — определение ценовой категории, которая будет интересна продавцам.

Существует несколько вариантов подписки на сайты с информацией о тендерах:

• Стоимость подписки от 8 до 20 тысяч рублей в месяц. Это стандартная цена, которую предлагают такие сайты.
• Посредники, специализирующиеся на поиске тендерных процедур, могут взимать меньшую плату — около 600 рублей в месяц. Однако это лишь стоимость их услуг по подбору подходящих тендеров.
• Если же учитывать и вознаграждение за участие в торгах от имени компании, цены могут быть значительно выше.

Важно понимать, что посредники с опытом одновременно работают с десятками компаний. Таким образом, при правильном подходе и достаточном количестве тендеров желающий может получить хорошую прибыль.

Ценовая категория	Подписка на сайты тендерной информации	Услуги посредника
От 8 до 20 тысяч рублей	Стоит такой подписке, предоставляя доступ к информации о тендерах	Услуги включают поиск подходящих тендерных процедур
600 рублей в месяц	Цена за услуги по подбору тендеров	Не включает участие от имени компании
Значительно выше	Вознаграждение за успешное участие в торгах от компании	Включает более комплексный подход и большую ответственность

Опытные посредники могут одновременно работать с 40-50 компаниями, что позволяет эффективно использовать их время и ресурсы. При правильном управлении временем и навыках ведения переговоров прибыль может быть очень хорошей.

В погоне за госсделами компания готова на многое:

Как продвинуть себя?

Чтобы привлечь как можно больше потенциальных клиентов, важно создать правильный имидж. И здесь на помощь может прийти эффективная рекламная кампания.

Создайте свой сайт

Вот что нужно для начала:

1. Сайт: создайте собственный ресурс с качественным контентом и дизайном. Это ваша визитная карточка в интернете.

2. Предлагайте услуги онлайн: рекламируйте свои услуги не только на сайте, но и в специализированных бизнес-журналах, а также в интернете.

Расширьте кругозор

Еще несколько способов эффективной рекламы:

• E-mail рассылки и холодные звонки — это тоже часть игры.
• Онлайн-торговые площадки: пройдите аккредитацию, получите электронную подпись, и вы готовы участвовать в тендерах.

• Процесс тендера:

  1. Подбор подходящих тендеров: выбирайте тендеры, соответствующие критериям ваших клиентов: характеристики товаров, ценовые рамки, местоположение и так далее.
  2. Электронная подпись и аккредитация: получите электронную подпись, необходимую для участия в тендерах, и пройдите аккредитацию на онлайн-платформах.
  3. Подача заявок и запросы: подавайте заявки, запрашивайте предложения и котировки от поставщиков. Консультируйте клиентов на каждом этапе процесса тендера.
  4. Торги: торги проходят в онлайн-режиме. Решение о ценовом предложении принимает клиент, который может участвовать в процессе, где бы он ни находился. Вы же выполняете все необходимые действия от имени компании.
  5. Закупочная документация: в случае успешного участия в тендере вы готовите для компании всю необходимую закупочную документацию.

Помните, ключ к успеху — это эффективная реклама и правильный имидж вашего бизнеса.

Участие в тендерах: опыт и советы

Личный опыт

Несколько лет назад я вместе с женой решил открыть бизнес, основанный на участии в тендерах от имени различных компаний. Поскольку нам не нужен был офис, мы сами искали клиентов, что позволило сократить расходы на рекламу. Моя жена занималась бухгалтерией и поддерживала связь с производителями и поставщиками товаров. Мы создали обширную базу надежных клиентов, которые предлагали низкие цены и быстрые сроки поставки.

Мои обязанности заключались в общении с клиентами и поездках к поставщикам. Благодаря тщательному планированию и минимизации накладных расходов мы смогли работать с заемными средствами в размере 600 000 рублей. Мы использовали упрощенную систему налогообложения.

Сначала у нас были опасения, что этот бизнес слишком сложен. Однако со временем мы поняли, что процесс гораздо проще, чем казалось поначалу. Я изучал объявления о конкурсах и техзадания, после чего отправлял запросы поставщикам, интересующимся нашей продукцией. Это давало нам четкое представление о перспективах участия в тендере.

Мы использовали платформу trade.su, которая предоставляла подписку за 100 000 рублей в год. Мы получали консультации экспертов и помощь в подготовке документов. На сайте платформы была доступна информация об заказчиках: кто ранее участвовал в их тендерах, кто выигрывал, какие условия были предложены.

Иногда мы сталкивались с нечестной конкуренцией. Например, поставка на 300 000 рублей выигрывалась участником с разницей всего в 50 рублей. Это сразу давало понять, что результат был предопределен. Тендеры могут быть подвержены различным махинациям со стороны заказчиков. Однако, тщательно анализируя информацию и следя за тенденциями, можно заметить такие манипуляции.

Несмотря на потенциальные сложности, я считаю, что тендерный бизнес не так уж страшен. Мои наблюдения показывают, что сотрудничество с учреждениями здравоохранения может быть особенно перспективным. В таких организациях ценится качество продукции, а не просто низкая цена.

Если у вас есть вопросы или опыт в этой области, мы ждем ваших комментариев! Мы ценим ваше мнение и стремимся предоставить полезную информацию о малом бизнесе.

Подпишитесь на нашу рассылку, и вы будете получать новые статьи о том, как организовать свой бизнес с нуля.

Подписка

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы оставаться в курсе последних обновлений. Мы гарантируем отсутствие спама!

Бизнес-идея: продажа товаров и услуг для животных

ideya-biznesa.ru

Бизнес-план для государственных закупок

Макфин

Бизнес-план для участия в государственных закупках: стоимость и преимущества

Введение

Участие в государственных закупках может быть выгодным направлением для бизнеса, но прежде чем приступать к этому процессу, необходимо тщательно спланировать свои действия. Наш сервис предлагает помощь в составлении бизнес-плана для госзакупок, который включает в себя анализ рынка, оценку финансовых и технических ресурсов компании, а также планирование участия в тендерах.

Когда требуется бизнес-план для государственных закупок?

Если вы только рассматриваете возможность выхода на рынок государственных закупок или уже имеете опыт, но хотите оптимизировать этот процесс, наш сервис готов помочь вам составить эффективный бизнес-план. Мы проанализируем множество параметров, влияющих на рентабельность участия в государственных закупках:

• Регулярность и сезонность государственных закупок по вашей отрасли;
• Основные заказчики и их аффилированные подрядчики и поставщики;
• Тенденции падения цен в ходе тендеров;
• Методы ограничения конкуренции, используемые заказчиками, и связанные с ними риски;
• Себестоимость ваших товаров, работ и услуг по сравнению с ценой контракта и потенциальная прибыль;
• Сроки исполнения контрактов и наличие необходимых производственных возможностей;
• Необходимые оборотные средства для участия в государственных закупках.

Услуга разработки бизнес-плана тендеров: что включает?

1. Анализ рынка государственных закупок:
2. Обзор объема и сезонного распределения заказов;
3. Анализ конкурентов и выявление незанятых ниш;

4. Оценка процента падения цен в ходе торгов.

5. Оценка финансовых, кадровых и технических ресурсов компании:

6. Определение возможностей компании по выполнению заказов;

7. Ориентировочный план участия в тендерах.

8. Планирование необходимых оборотных средств:

9. Расчет требуемых средств для обеспечения заявок и исполнения контрактов;

10. Построение ориентировочного денежного потока на год.

11. Рекомендации по повышению эффективности участия в государственных закупках:

12. Интенсивность участия в тендерах;
13. Стратегии оптимизации процесса.

Дополнительно: консалтинг в государственных закупках

Мы предлагаем комплексный подход к подготовке вашего бизнеса к участию в государственных закупках. На ранних этапах может быть полезна услуга консалтинга в государственных закупках, которая включает в себя полный анализ и рекомендации по оптимизации процесса тендеров.

Если вы заинтересованы в нашей услуге или хотите получить дополнительную информацию, посетите наш сайт [makfin.ru]. Мы поможем вам успешно выйти на рынок государственных закупок и максимизировать прибыль от участия в тендерах.