Бизнес-план по организации успешных семинаров и тренингов

Организация тренингов и семинаров

Оrganizatory тренингов либо семинаров знают, как существенно заработать без серьезных вложений. Правильный организационный подход и умелое проведение мероприятий приносят хорошую финансовую выгоду.

Тематика

Основная составляющая тренинга или семинара — это тематика. Под словом «тренинг» подразумевают любую групповую тренировочную систему, позволяющую совершенствоваться в какой-либо области. Семинары также являются групповыми учебными занятиями, где заслушиваются доклады и проходит их обсуждение.

Выбор тематики

Все начинается с выбора наиболее актуальной тематики в той или иной сфере: Продвижение товара, Этика деловых отношений, Укрепление здоровья по особой (авторской) методике. В глобальном аспекте основных тем всего три: Построение и развитие бизнеса – личный рост, Оздоровление организма, Взаимоотношения (деловые, семейные).

Создание программы

Главное — создание целой программы различных семинарских мероприятий или тренингов, которая может периодически меняться. При повторении одного и того же тренинга трудно удержаться в бизнесе длительное время. Вот почему без регулярных обновлений не обойтись.

Авторы

Наряду с тематическим разнообразием, большое количество авторов освещают одинаковые вопросы. Рекомендуется предварительное личное участие в семинаре, который планируется для проведения. В крайнем случае можно ознакомиться с отдельными работами конкретного тренера-преподавателя.

Мобильность

Краткосрочность тренингов и семинарских занятий обеспечивает их мобильность – организацию в разных городах. В этом случае важно выбрать помещение в центральной части города с удобной транспортной развязкой, комфортных подходом и подъездом.

Условия оплаты

Условия оплаты у каждого специалиста свои: один выдвигает требования относительно минимального и максимального состава участников и называет фиксированный размер гонорара, другой необходимо рассчитаться за каждого человека, присутствующего на тренинге.

Переговоры с тренером

Процесс переговоров с тренером не дает стопроцентной гарантии на отсутствие организационных ошибок, однако вероятность их появления становится минимальной. Выбор помещения – не самая простая задача. Идеальное решение – аренда зала (класса) в современном бизнес-центре, где интересы клиентов учтены на сто процентов.

Требования к залам

Основные требования к залам для проведения тренингов: комфортность, удобство кресел, просторность, отсутствие лишних предметов, отвлекающих внимание от занятий.

Заключение

Решаем технические вопросы заранее.

Сегодня даже обычные лекции проходят с демонстрацией слайдов, а на современных тренингах и семинарах техническими аспектами занимаются еще на этапе подбора помещения. Важно заранее поинтересоваться о наличии доски, проектора, доступа к Интернету. Если они предоставляются арендодателем, можно бронировать помещение без беспокойства о техническом сопровождении.

Параллельно с поиском места начинается раскрутка мероприятия:

Существует много способов рекламы, которые могут помочь в привлечении участников:

Бесплатные варианты привлечения клиентов	Платные варианты привлечения клиентов
Объявления на интернет-площадках и в газетах	Рекламные объявления на ТВ, радио, в различных газетах
Участие в обсуждении на форумах	Реклама на сайтах (форумах, блогах) с близкой тематикой
Ведение собственного блога	Рассылка приглашений на электронную почту потенциальным участникам (услуги специальных сервисов)
Приглашения через социальные сети	Интернет-реклама таргетированного типа
Раздача флаеров в местах, где может находиться большая часть целевой аудитории

Безусловно, выбор рекламных методов зависит от темы мероприятия. В любом случае стоит использовать все доступные варианты для максимального охвата потенциальных участников.

Рекомендации по эффективной рекламе:

Заинтересовать как новичков, так и удержать » старых » слушателей;
Привлечь определенный контингент, который будет заинтересован в теме семинара или тренинга;
Обеспечить реальную пользу для тех, кто примет участие;
Постоянно совершенствовать программу и подходы тренера.

Важно понимать, что участники должны вносить предоплату, чтобы подтвердить свою серьезность. Это также позволяет получить информацию о количестве участников заранее:

Многие зарегистрировавшиеся могут не явиться;
Они могут перестать отвечать на звонки организаторов;
Может быть множество оправданий, например, «срочные дела».

Даже небольшая предоплата отсеивает несерьезных людей. Кроме того, она дает возможность организаторам подготовиться к мероприятиям в соответствии с ожидаемым количеством участников.

Рекомендуется установить многоуровневую систему оплаты: например, если стоимость тренинга составляет 11 000 рублей, то при раннем бронировании (за месяц) скидка будет равна 1500 рублям, за две недели до события — 700 рублей, за неделю — 300 рублей, а в день тренинга оплачивается полная стоимость.

Тренер должен предоставить организаторам раздаточные материалы для участников. Эти материалы должны быть напечатаны в достаточном количестве, с учетом возможных ошибок и необходимости запасов.

Обычно участники получают следующие материалы:

Рабочие тетради с упражнениями и заданиями по каждой теме;
Конспекты с ключевыми идеями и схемами;
Дополнительные материалы для самостоятельного изучения.

Основные требования к раздаточным материалам:

Четкость, ясность и понятность для участников;
Отсутствие ошибок орфографического и синтаксического характера;
Нумерация страниц.

Материалы обычно формируют в один пакет и раздают участникам перед началом тренинга или семинара.

План проведения тренинга или семинара должен быть составлен в виде расписания занятий. Он включает в себя следующую информацию:

Общее время (день/несколько дней, количество часов ежедневно);
Место проведения, имя автора и ведущего;
Блоки темы, их продолжительность и тематика;
Сроки регистрации участников;
Перерывы и другие важные детали.

Составленный план печатается в виде яркой брошюры и раздается участникам.

Организация питания во время тренингов и семинаров:

Обеспечение качественного питания участников является важной составляющей успешного организационного процесса. Многочасовые семинары предполагают перерывы, которые могут варьироваться по продолжительности. В эти моменты короткого отдыха уместно предлагать слушателям горячие напитки, воду и легкие закуски.

Значение кофе-брейков трудно переоценить:

Они позволяют участникам переключиться и восстановить силы для восприятия новой информации;
Происходит восстановление энергии и концентрации;
Сладости стимулируют мозговую активность;
Такой перерыв способствует снижению внутренней напряженности участников, создавая непринужденную атмосферу.

Обеденное время — это идеальная возможность пригласить слушателей на обед. Бизнес-центры часто имеют свои кафе или точки питания. Если подходящего места поблизости нет, можно организовать доставку горячего питания прямо к месту проведения тренинга.

Важно уделять внимание даже самым мелким деталям, чтобы избежать дискомфорта участников:

Убедитесь в наличии указателей, направляющих участников к гардеробным, залам, туалетам и местам для курения;
Вручайте бейджи или идентификационные значки, которые облегчат общение во время групповых занятий и перерывов;
Не экономьте на закупке канцелярских товаров, таких как блокноты и ручки, которые раздаются участникам перед началом тренинга.

Насыщенный обучающий курс может быть сложным для запоминания через неделю. Многие детали могут быть забыты. Поэтому продажа материалов с полной версией курса будет отличной идеей. Это могут быть книги, диски или брошюры, созданные автором тренинга.

Для комфортного проведения перерывов во время тренингов или семинаров необходимо:

Обеспечить специальными зонами для отдыха и приема пищи с удобной мебелью;
Предложить участникам свежий воздух и прогулку в парковой зоне, если это возможно.

Эти факторы следует учитывать при выборе помещения для проведения мероприятия. Участникам также предлагается выходить из зала во время перерывов, чтобы сменить обстановку, пообщаться, размять мышцы и перекусить. Хорошо отдохнувший человек будет лучше усваивать информацию. Не забыть о проведении мини-спортивных игр или обычной производственной зарядке.

Дополнительное напоминание клиентам о предстоящем тренинге или семинаре за 1-2 дня до начала:

В связи с повседневной загруженностью людей они могут забывать о запланированных событиях. Своеобразным решением является отправка напоминаний в виде смс или электронной почты за несколько дней до назначенной даты. Это поможет убедиться, что все зарегистрированные участники знают о предстоящем мероприятии.

Если число участников велико, рекомендуется нанять дополнительных помощников:

Для встречи и приветствия клиентов;
Для учета пришедших;
Для организации чаепития во время перерывов;
Для оперативного реагирования на непредвиденные обстоятельства.

В заключение, при оценке прибыльности бизнеса по организации тренингов и семинаров важно учитывать все расходы заранее:

Оплата труда тренера;
Арендная плата за помещение;
Стоимость печати рекламных материалов и брошюр;
Расходы на кофе-брейки, канцтовары и другие необходимые материалы.

Секреты создания прибыльной бизнес-программы обучения